Tareas

Las tareas del agente permiten que su equipo haga un seguimiento a la hora acordada mediante llamada, correo electrónico o mensaje WhatsApp. Por ejemplo, un compañero de equipo puede programar un agente de correo electrónico para que responda a un hilo de un cliente mañana, o un agente de voz puede programar una devolución de llamada cuando una persona que llama la solicita. El tablero muestra lo que está esperando, en progreso, completado o necesita atención.

Navegación: Abierto General → Tareas del agente.

entender el tablero

La junta mantiene visibles los próximos trabajos y sus resultados en un solo lugar:

Programado contiene tareas esperando su tiempo efectivo.
En progreso Contiene tareas que han comenzado y están esperando un resultado final.
Completado significa que un envío finalizó o un intento de llamada finalizó. Abre la tarjeta para ver el resultado.
Fallido/Bloqueado contiene tareas que no pudieron continuar. Revise el problema antes de editarlo o volver a intentarlo.
Cancelado mantiene las tareas detenidas intencionalmente en el historial.

Utilice búsquedas y filtros para centrarse en una fuente o agente asignado. Abra una tarjeta para conocer su programación, resultado e historial de cambios. Los cambios realizados por el usuario identifican al compañero de equipo por su nombre o por correo electrónico cuando no hay ningún nombre disponible. Una tarea de correo electrónico o WhatsApp completa se vincula a su conversación en Charlas.

Abra una devolución de llamada completa para revisar su registro de llamadas en el mismo lugar. cuando disponible, los detalles incluyen el reproductor de grabación, la duración de la llamada y el resumen de la llamada. Las grabaciones y resúmenes pueden tardar un poco en finalizar procesamiento después de que finaliza la llamada; cerrar y volver a abrir la tarea si no están listos todavía.

Las tareas creadas desde Meta Ads también muestran una Fuente de clientes potenciales meta sección en sus detalles. Utilice los valores de campaña, conjunto de anuncios, anuncio y formulario instantáneo para ver qué promoción generó el cliente potencial sin abrir primero el Administrador de anuncios. Si una tarea Meta Ads tiene un respaldo configurado, su tarjeta muestra Respaldo: seguido del tipo de tarea. Abierto Ver detalles para ver el mismo recurso alternativo en Respaldo si esta tarea falla. El respaldo se ejecuta solo después de la primera tarea. falla; no es una segunda tarea enviada al mismo tiempo.

Añade una devolución de llamada tú mismo

Utilice una tarea manual cuando un compañero de equipo ya sepa que se debe llamar a un cliente más tarde.

Seleccionar Agregar tarea, entonces Programar llamada.
Elija el agente de voz que debe realizar la llamada.
Seleccione un número de llamada disponible e ingrese el número del cliente en formato internacional.
Explique el propósito de la devolución de llamada para que el agente pueda presentar la llamada con claridad.
Elija la fecha, hora y zona horaria solicitadas.
Decida si desea mantener la devolución de llamada dentro del horario laboral de la organización y luego guárdela. Esta opción está desactivada de forma predeterminada para las devoluciones de llamada que su equipo agrega manualmente, por lo que se utiliza el tiempo que seleccionó a menos que la habilite.

La tarjeta muestra el tiempo programado efectivo. Cuando el horario laboral mueve la devolución de llamada, el tiempo solicitado permanece disponible en sus detalles.

Programe un correo electrónico

Utilice un correo electrónico programado cuando un cliente solicite una respuesta posterior o un mensaje nuevo. Por ejemplo, programe los detalles de la cita de mañana para una dirección que el cliente haya confirmado.

Seleccionar Agregar tarea, entonces Enviar correo electrónico.
Elige un activo Agente de correo electrónico y su buzón.
bajo Destino del correo electrónico, seleccione Responder a un hilo de cliente y elige el Hilo del cliente, o seleccione Iniciar un nuevo correo electrónico solicitado y entrar en el Correo electrónico del destinatario y Asunto. Para un nuevo correo electrónico, confirme que el destinatario lo solicitó y confirmó su dirección. Buscar por ID de hilo o seleccionar Cargar destinos más antiguos si un hilo no está en el primer grupo.
Entrar Instrucciones por correo electrónico y la fecha y hora de envío, luego elija la zona horaria.
Elija si desea mantener la tarea dentro del horario laboral de la organización y luego seleccione Programar tarea.

Para obtener una respuesta, el agente vuelve a comprobar el hilo antes de enviarlo. Una respuesta más reciente de un cliente, la respuesta de un compañero de equipo, un remitente excluido, un borrador existente o un buzón de correo no disponible pueden bloquear la tarea para su revisión. Los nuevos correos electrónicos inician un nuevo hilo y permanecen sujetos a la configuración de envío y exclusión del Agente de correo electrónico. Un agente de correo electrónico con Ejecución en seco o Crear borradores entrega en General → Configuración de categoría no se puede seleccionar para correo electrónico programado hasta que esos modos estén configurados en enviar.

Programe un mensaje WhatsApp

Utilice un mensaje WhatsApp programado cuando un cliente ya tenga una conversación en su canal conectado. Por ejemplo, envíe un recordatorio después de que el cliente le solicite hacer un seguimiento mañana.

Seleccionar Agregar tarea, entonces Enviar WhatsApp.
Elige un activo Agente de chat, es Canal WhatsApp, y el Conversación con el cliente. Busque por nombre de cliente o número de teléfono, o seleccione Cargar destinos más antiguos para explorar conversaciones anteriores.
Entrar Instrucciones del mensaje y la fecha y hora de envío, luego elija la zona horaria.
Si la ventana de respuesta WhatsApp puede cerrarse antes de la hora programada, elija una Plantilla aprobada y complete sus variables.
Seleccionar Programar tarea.

El agente vuelve a comprobar la conversación antes de enviarla. Un mensaje de cliente más reciente, la toma de control de un compañero de equipo, una conversación en pausa, una exclusión voluntaria o un canal desconectado pueden bloquear la tarea. Si la ventana de respuesta está cerrada, la tarea no se puede enviar sin una plantilla aprobada actualmente. No está disponible ingresar un nuevo número de teléfono manualmente.

Para preparar una plantilla, seleccione Abra el Administrador WhatsApp en el formulario de tarea, elija la cuenta comercial WhatsApp conectada, abra Plantillas de mensajes, cree una plantilla con su categoría, idioma, texto y ejemplos de variables, luego envíela para su revisión. Después de la aprobación, regrese al formulario y seleccione Actualizar plantillas. Versafy enumera las plantillas aprobadas y utiliza los valores que ingresa para cada variable numerada; Las plantillas se crean y revisan en WhatsApp Manager.

Deje que un agente programe devoluciones de llamadas

Habilitar Programar llamada en el agente de voz Herramientas de IA cuándo las personas que llaman deberían poder solicitar una devolución de llamada durante una conversación. El agente le dice a la persona que llama que está programando la devolución de llamada antes de actuar, luego confirma la hora efectiva solo después de que se acepta la devolución de llamada. La persona que llama puede solicitar cualquier hora futura clara, como “en 45 minutos” o “el próximo martes a las 2 p. m.”.

La devolución de llamada utiliza el contexto del cliente de confianza y del número de la persona que llama de la llamada actual. Si no hay ningún número saliente elegible disponible o la hora solicitada no está clara, el agente debe explicar que no pudo confirmar la devolución de llamada en lugar de prometerla.

Ver Agentes de voz para la configuración y prueba general de herramientas.

Permitir que un agente programe un correo electrónico

uso Enviar correo electrónico cuando una persona que llama solicita un nuevo correo electrónico más tarde, o un remitente de correo electrónico solicita una respuesta posterior en el hilo actual. En el agente de voz Herramientas de IA, abierto Enviar correo electrónico, elige un activo Agente de correo electrónico y Buzón de envío, seleccione Guardar programación de correo electrónicoy luego habilite la herramienta. El agente de voz le pide a la persona que llama que confirme la dirección de correo electrónico completa y exacta antes de programar la cita; la persona que llama no necesita utilizar una frase de confirmación especial. El agente no deduce una dirección del número de teléfono.

Para un agente de correo electrónico, abra Herramientas, habilitar Enviar correo electrónicoy elija un Agente de correo electrónico activo y un buzón conectado al agente de origen. La herramienta responde sólo al hilo de correo electrónico entrante actual; no puede elegir otro destinatario. Los modos borrador y prueba no crean tareas. El agente de origen confirma la programación efectiva solo después de guardar la tarea; Aún no se ha enviado un correo electrónico programado.

Para un agente de chat, abra Comportamiento de la IA y Enviar correo electrónico, elija un Agente de correo electrónico activo y su Buzón de envío, guarde y luego habilite la herramienta. El cliente debe solicitar el correo electrónico, proporcionar la dirección exacta y confirmarla en el chat antes de que el agente pueda programar un nuevo correo electrónico. El agente no puede utilizar una dirección de un perfil únicamente.

Permitir que un agente de voz programe un mensaje WhatsApp

uso Enviar WhatsApp cuando una persona que llama solicita recibir un mensaje WhatsApp posterior en el número utilizado para la llamada. En el agente de voz Herramientas de IA, abre esta herramienta, elige un activo Agente de chat, un conectado Canal WhatsApp, y un Plantilla WhatsApp aprobada, luego seleccione Guardar programación WhatsApp y habilitar la herramienta.

El agente de voz pregunta si el número de teléfono de la llamada pertenece al cliente y si acepta recibir mensajes WhatsApp de su empresa. Programa solo después de un sí claro y vincula el registro de consentimiento a la convocatoria para su posterior revisión. El cliente no puede nombrar un destinatario diferente; para comunicarse con otra persona, debe utilizar una conversación compatible diferente. El mensaje utiliza la plantilla aprobada seleccionada y el agente confirma la hora programada solo después de guardar la tarea. Si el cliente envía posteriormente un mensaje de exclusión voluntaria en WhatsApp, la tarea pendiente no se enviará.

Para un agente de chat que ya está hablando con un cliente en WhatsApp, abra Comportamiento de la IA y Enviar WhatsApp, elige el agente conectado Canal WhatsApp, guarde y luego habilite la herramienta. El agente puede programar una respuesta solo para ese mismo cliente y conversación mientras la ventana de respuesta de 24 horas de WhatsApp aún esté abierta. El cliente deberá solicitar la respuesta posterior. Los chats de prueba no crean tareas.

Los agentes de mensajería y correo electrónico también pueden programar que un agente de voz seleccionado llame más tarde. en el agente Comportamiento de la IA, abierto Programar llamada, elija el Agente de voz y el número de la persona que llama saliente, luego habilítelo. La mensajería puede utilizar un número de cliente de confianza que ya se conoce de la conversación. El correo electrónico requiere un número internacional exacto en el mensaje o Instrucciones de IA. Los chats de prueba y los modos sin envío de correo electrónico simulan la acción sin agregar una tarea.

Las plantillas no se cargan

Si el selector de plantilla dice Meta acceso denegado, vuelva a conectarse WhatsApp del agente de chat seleccionado Canales y otorgue acceso a la misma cuenta comercial WhatsApp donde creó la plantilla. Luego regrese a la herramienta y seleccione Actualizar plantillas. Una plantilla aprobada aún puede no estar disponible para una conexión a la que no se le ha otorgado acceso. Si volver a conectarse no restablece el acceso, comuníquese con el soporte.

Editar, reintentar o cancelar una tarea

Puede editar o reprogramar una devolución de llamada de voz mientras está Programado o Fallido/Bloqueado. Puede cambiar las instrucciones y la hora de una tarea de correo electrónico o WhatsApp mientras está Programado. Una tarea que ya ha comenzado no se puede cambiar de forma segura.

uso Reintentar después de resolver el problema mostrado en una tarea que necesita atención. Si la tarea advierte que es posible que ya se haya iniciado o enviado una llamada o un mensaje, comuníquese con el soporte antes de volver a intentarlo para evitar duplicados.

uso Cancelar tareao arrastre una tarjeta elegible a Cancelado, para detener trabajos que ya no son necesarios. Revisa atentamente la confirmación: cancelar no detiene una llamada o envío que ya ha comenzado.

Establecer el horario laboral de la organización

Las horas de trabajo mueven las tareas habilitadas a su ventana normal de lunes a viernes. Ir a General → Configuración de cuenta → Organizacióny luego establezca la zona horaria de la organización, el inicio y el final del día laborable. Una tarea solicitada fuera de ese período de lunes a viernes pasa al siguiente horario disponible.

Para tareas creadas por agentes, abra cada una Programar llamada, Enviar correo electrónico, o Enviar WhatsApp herramienta y seleccione Mantenga esta tarea dentro del horario laboral de la organización. si desea que las tareas de esa herramienta se muevan a la ventana del día laborable. Esta configuración comienza sin marcar y se aplica a esa herramienta en ese agente. Tareas creadas manualmente en Tareas tener su propia casilla de verificación. Las tareas programadas existentes conservan la configuración de horas de trabajo que se aplicaban cuando se crearon.

Solucionar problemas de devoluciones de llamadas

Una tarea está programada más tarde de lo solicitado

Abra la tarjeta y compare sus tiempos solicitados y efectivos. Si se aplican horas de trabajo, el tiempo efectivo puede pasar al siguiente día de la semana. Verifique la zona horaria de la organización y el horario laboral antes de reprogramar.

Una devolución de llamada falló o está bloqueada

Abra la tarea para el problema específico. Confirme que el espacio de trabajo y Voice Agent estén activos y que el número de la persona que llama permanezca disponible para llamadas salientes. Edite la tarea si un requisito previo cambió, o use Reintentar cuando sea seguro.

Un cliente solicita una devolución de llamada pero no aparece ninguna

Confirma que Programar llamada está habilitado y su agente de voz seleccionado y el número de la persona que llama saliente todavía están disponibles. Para Mensajería o Correo electrónico, confirme también que haya un número de destinatario internacional exacto disponible. Revise la conversación para ver si el agente informó una hora poco clara o una falla en la programación.