Aufgaben

Mithilfe von Agentenaufgaben kann Ihr Team zum vereinbarten Zeitpunkt per Anruf, E-Mail oder WhatsApp-Nachricht nachfassen. Beispielsweise kann ein Teamkollege einen E-Mail-Agenten damit beauftragen, morgen auf einen Kundenthread zu antworten, oder ein Sprachagent kann einen Rückruf planen, wenn ein Anrufer darum bittet. Die Tafel zeigt an, was wartet, in Bearbeitung ist, abgeschlossen ist oder Aufmerksamkeit erfordert.

Navigation: Offen Allgemein → Agentenaufgaben.

Verstehe die Tafel

Der Vorstand hält anstehende Arbeiten und deren Ergebnisse an einem Ort sichtbar:

Geplant enthält Aufgaben, die auf ihre effektive Zeit warten.
In Bearbeitung enthält Aufgaben, die begonnen haben und auf ein endgültiges Ergebnis warten.
Abgeschlossen bedeutet, dass ein Versand beendet oder ein Anrufversuch beendet wurde. Öffnen Sie die Karte, um das Ergebnis zu sehen.
Fehlgeschlagen/Blockiert enthält Aufgaben, die nicht fortgesetzt werden konnten. Überprüfen Sie das Problem, bevor Sie es bearbeiten oder erneut versuchen.
Abgesagt Behält absichtlich gestoppte Aufgaben im Verlauf.

Verwenden Sie Suche und Filter, um sich auf eine Quelle oder einen zugewiesenen Agenten zu konzentrieren. Öffnen Sie eine Karte für deren Zeitplan, Ergebnis und Änderungsverlauf. Durch vom Benutzer vorgenommene Änderungen wird der Teamkollege anhand seines Namens oder per E-Mail identifiziert, wenn kein Name verfügbar ist. Eine abgeschlossene E-Mail- oder WhatsApp-Aufgabe ist mit der zugehörigen Konversation verknüpft Chats.

Öffnen Sie einen abgeschlossenen Rückruf, um dessen Anrufaufzeichnung an derselben Stelle einzusehen. Wann Die verfügbaren Details umfassen den Aufnahmeplayer, die Anrufdauer und die Anrufzusammenfassung. Aufzeichnungen und Zusammenfassungen können kurze Zeit in Anspruch nehmen Bearbeitung nach Beendigung des Anrufs; Schließen Sie die Aufgabe und öffnen Sie sie erneut, wenn sie nicht bereit sind noch.

Von Meta Ads erstellte Aufgaben zeigen auch a Meta-Lead-Quelle Abschnitt in deren Einzelheiten. Verwenden Sie zum Anzeigen die Werte für Kampagne, Anzeigengruppe, Anzeige und Instant Form welche Werbeaktion den Lead generiert hat, ohne zuerst den Werbeanzeigenmanager zu öffnen. Wenn für eine Meta Ads-Aufgabe ein Fallback konfiguriert ist, wird die entsprechende Karte angezeigt Rückfall: gefolgt vom Aufgabentyp. Offen Details anzeigen um den gleichen Fallback unten zu sehen Fallback, wenn diese Aufgabe fehlschlägt. Der Fallback wird erst nach der ersten Aufgabe ausgeführt scheitert; Es handelt sich nicht um eine gleichzeitig gesendete zweite Aufgabe.

Fügen Sie selbst einen Rückruf hinzu

Verwenden Sie eine manuelle Aufgabe, wenn ein Teamkollege bereits weiß, dass ein Kunde später angerufen werden soll.

Auswählen Aufgabe hinzufügen, dann Anruf planen.
Wählen Sie den Voice Agent aus, der den Anruf tätigen soll.
Wählen Sie eine verfügbare Anrufernummer aus und geben Sie die Kundennummer im internationalen Format ein.
Erklären Sie den Zweck des Rückrufs, damit der Agent den Anruf klar einleiten kann.
Wählen Sie das gewünschte Datum, die Uhrzeit und die Zeitzone aus.
Entscheiden Sie, ob der Rückruf innerhalb der Arbeitszeiten der Organisation stattfinden soll, und speichern Sie dann. Diese Option ist für Rückrufe, die Ihr Team manuell hinzufügt, standardmäßig deaktiviert. Daher wird die von Ihnen ausgewählte Zeit verwendet, sofern Sie sie nicht aktivieren.

Die Karte zeigt die effektive geplante Zeit. Wenn die Arbeitszeit den Rückruf verschiebt, bleibt die gewünschte Zeit in seinen Details verfügbar.

Vereinbaren Sie eine E-Mail

Verwenden Sie eine geplante E-Mail, wenn ein Kunde um eine spätere Antwort oder eine neue Nachricht bittet. Planen Sie beispielsweise die Termindetails für morgen für eine Adresse, die der Kunde bestätigt hat.

Auswählen Aufgabe hinzufügen, dann E-Mail senden.
Wählen Sie einen aktiven E-Mail-Agent und es ist Briefkasten.
Unter E-Mail-Ziel, auswählen Auf einen Kundenthread antworten und wählen Sie die Kundenthread, oder wählen Sie Starten Sie eine angeforderte neue E-Mail und geben Sie die ein Empfänger-E-Mail und Betreff. Bestätigen Sie bei einer neuen E-Mail, dass der Empfänger darum gebeten und seine Adresse bestätigt hat. Nach Thread-ID suchen oder auswählen Ältere Ziele laden wenn ein Thread nicht in der ersten Gruppe ist.
Treten Sie ein E-Mail-Anweisungen sowie das Sendedatum und die Sendezeit und wählen Sie dann die Zeitzone aus.
Wählen Sie aus, ob die Aufgabe innerhalb der Arbeitszeiten der Organisation erfolgen soll, und wählen Sie dann aus Aufgabe planen.

Bei einer Antwort prüft der Agent den Thread vor dem Senden noch einmal. Eine neuere Kundenantwort, die Antwort eines Teamkollegen, ein ausgeschlossener Absender, ein vorhandener Entwurf oder ein nicht verfügbares Postfach können die Aufgabe zur Überprüfung blockieren. Neue E-Mails starten einen neuen Thread und unterliegen weiterhin den Sende- und Ausschlusseinstellungen des E-Mail-Agenten. Ein E-Mail-Agent mit Trockenlauf oder Erstellen Sie Entwürfe Lieferung in Allgemein → Kategorieeinstellungen kann nicht für geplante E-Mails ausgewählt werden, bis diese Modi auf eingestellt sind Senden.

Planen Sie eine WhatsApp-Nachricht

Verwenden Sie eine geplante WhatsApp-Nachricht, wenn ein Kunde bereits ein Gespräch auf Ihrem verbundenen Kanal führt. Senden Sie beispielsweise eine Erinnerung, nachdem der Kunde Sie gebeten hat, morgen nachzufragen.

Auswählen Aufgabe hinzufügen, dann Senden Sie WhatsApp.
Wählen Sie einen aktiven Chat-Agent, es WhatsApp-Kanal, und die Kundengespräch. Suchen Sie nach Kundenname oder Telefonnummer oder wählen Sie aus Ältere Ziele laden um frühere Konversationen zu durchsuchen.
Treten Sie ein Nachrichtenanweisungen sowie das Sendedatum und die Sendezeit und wählen Sie dann die Zeitzone aus.
Wenn das WhatsApp-Antwortfenster möglicherweise vor der geplanten Zeit geschlossen wird, wählen Sie eine aus Genehmigte Vorlage und füllen Sie seine Variablen aus.
Auswählen Aufgabe planen.

Der Agent prüft das Gespräch vor dem Absenden noch einmal. Eine neuere Kundennachricht, die Übernahme durch einen Teamkollegen, eine unterbrochene Konversation, eine Abmeldung oder ein getrennter Kanal können die Aufgabe blockieren. Wenn das Antwortfenster geschlossen ist, kann die Aufgabe nicht ohne eine aktuell genehmigte Vorlage gesendet werden. Die manuelle Eingabe einer neuen Telefonnummer ist nicht möglich.

Um eine Vorlage vorzubereiten, wählen Sie Öffnen Sie den WhatsApp-Manager Wählen Sie im Aufgabenformular das verbundene WhatsApp-Geschäftskonto aus und öffnen Sie es Nachrichtenvorlagen, erstellen Sie eine Vorlage mit Kategorie, Sprache, Text und Variablenbeispielen und reichen Sie sie dann zur Überprüfung ein. Kehren Sie nach der Genehmigung zum Formular zurück und wählen Sie aus Vorlagen aktualisieren. Versafy listet genehmigte Vorlagen auf und verwendet die Werte, die Sie für jede nummerierte Variable eingeben. Vorlagen werden im WhatsApp Manager erstellt und überprüft.

Lassen Sie einen Agenten Rückrufe planen

Aktivieren Anruf planen im Voice Agent’s KI-Tools wann Anrufer während eines Gesprächs einen Rückruf anfordern können sollen. Der Agent teilt dem Anrufer mit, dass er den Rückruf plant, bevor er tätig wird, und bestätigt die effektive Zeit erst, nachdem der Rückruf angenommen wurde. Der Anrufer kann eine beliebige, eindeutig in der Zukunft liegende Zeit anfordern, beispielsweise „in 45 Minuten“ oder „nächsten Dienstag um 14:00 Uhr“.

Der Rückruf verwendet den vertrauenswürdigen Kunden- und Anrufernummernkontext des aktuellen Anrufs. Wenn keine geeignete Outbound-Rufnummer verfügbar ist oder der gewünschte Zeitpunkt unklar ist, sollte der Agent erklären, dass er den Rückruf nicht bestätigen, sondern versprechen konnte.

Siehe Sprachagenten für die allgemeine Einrichtung und Prüfung von Werkzeugen.

Lassen Sie einen Agenten eine E-Mail vereinbaren

Benutzen E-Mail senden wenn ein Anrufer später eine neue E-Mail anfordert oder ein E-Mail-Absender eine spätere Antwort im aktuellen Thread anfordert. Im Voice Agent KI-Tools, öffnen E-Mail senden, wählen Sie einen aktiven E-Mail-Agent und Postfach senden, auswählen Speichern Sie die E-Mail-Planung, und aktivieren Sie dann das Tool. Der Voice Agent bittet den Anrufer, vor der Terminvereinbarung die genaue vollständige E-Mail-Adresse zu bestätigen. Der Anrufer muss keine spezielle Bestätigungsphrase verwenden. Der Agent schließt aus der Telefonnummer nicht auf eine Adresse.

Öffnen Sie für einen E-Mail-Agenten Werkzeuge, aktivieren E-Mail sendenund wählen Sie einen aktiven E-Mail-Agenten und ein Postfach aus, das mit dem Quellagenten verbunden ist. Das Tool antwortet nur auf den aktuellen eingehenden E-Mail-Thread; es kann keinen anderen Empfänger wählen. Im Entwurfs- und Testmodus werden keine Aufgaben erstellt. Der Quellagent bestätigt den effektiven Zeitplan erst, nachdem die Aufgabe gespeichert wurde. Eine geplante E-Mail wurde noch nicht gesendet.

Öffnen Sie für einen Chat-Agenten KI-Verhalten und E-Mail senden, wählen Sie einen aktiven E-Mail-Agenten und dessen Postfach senden, speichern Sie und aktivieren Sie dann das Tool. Der Kunde muss die E-Mail anfordern, die genaue Adresse angeben und diese im Chat bestätigen, bevor der Agent eine neue E-Mail vereinbaren kann. Der Agent kann eine Adresse nicht allein aus einem Profil verwenden.

Lassen Sie einen Sprachagenten eine WhatsApp-Nachricht planen

Benutzen Senden Sie WhatsApp wenn ein Anrufer darum bittet, eine spätere WhatsApp-Nachricht unter der für den Anruf verwendeten Nummer zu erhalten. Im Voice Agent KI-Tools, öffnen Sie dieses Tool und wählen Sie ein aktives aus Chat-Agent, ein verbundenes WhatsApp-Kanal, und ein Genehmigte WhatsApp-Vorlage, dann auswählen Speichern Sie die WhatsApp-Planung und aktivieren Sie das Tool.

Der Voice Agent fragt, ob die Telefonnummer des Anrufs dem Kunden gehört und ob er damit einverstanden ist, WhatsApp-Nachrichten von Ihrem Unternehmen zu erhalten. Die Planung erfolgt erst nach einem eindeutigen Ja und verknüpft den Einwilligungsdatensatz zur späteren Überprüfung mit dem Anruf. Der Kunde kann keinen anderen Empfänger benennen; Um eine andere Person zu kontaktieren, muss sie eine andere unterstützte Konversation verwenden. Die Nachricht verwendet die ausgewählte genehmigte Vorlage und der Agent bestätigt die geplante Zeit erst, nachdem die Aufgabe gespeichert wurde. Wenn der Kunde später eine Opt-out-Nachricht auf WhatsApp sendet, wird die ausstehende Aufgabe nicht gesendet.

Für einen Chat-Agenten, der bereits mit einem Kunden auf WhatsApp spricht, öffnen KI-Verhalten und Senden Sie WhatsApp, wählen Sie die Verbindung des Agenten aus WhatsApp-Kanal, speichern Sie und aktivieren Sie dann das Tool. Der Agent kann eine Antwort nur auf denselben Kunden und dasselbe Gespräch planen, während das 24-Stunden-Antwortfenster von WhatsApp weiterhin geöffnet ist. Der Kunde muss die spätere Antwort verlangen. Testchats erstellen keine Aufgaben.

Messaging- und E-Mail-Agenten können einen ausgewählten Sprachagenten auch für einen späteren Anruf einplanen. Beim Agenten KI-Verhalten, öffnen Anruf planen, wählen Sie den Sprachagenten und die Nummer des ausgehenden Anrufers aus und aktivieren Sie sie. Beim Messaging kann eine vertrauenswürdige Kundennummer verwendet werden, die bereits aus dem Gespräch bekannt ist. E-Mail erfordert eine genaue internationale Nummer in der Nachricht oder KI-Anweisungen. Testchats und Modi ohne E-Mail-Versand simulieren die Aktion, ohne eine Aufgabe hinzuzufügen.

Vorlagen werden nicht geladen

Wenn in der Vorlagenauswahl angezeigt wird, dass „Meta den Zugriff verweigert“ hat, stellen Sie die Verbindung erneut her WhatsApp von den ausgewählten Chat-Agenten Kanäle Klicken Sie auf die Registerkarte und gewähren Sie Zugriff auf dasselbe WhatsApp-Geschäftskonto, in dem Sie die Vorlage erstellt haben. Kehren Sie dann zum Tool zurück und wählen Sie aus Vorlagen aktualisieren. Eine genehmigte Vorlage kann für eine Verbindung, der kein Zugriff gewährt wurde, immer noch nicht verfügbar sein. Wenn der Zugriff durch erneutes Herstellen der Verbindung nicht wiederhergestellt werden kann, wenden Sie sich an den Support.

Bearbeiten Sie eine Aufgabe, versuchen Sie es erneut oder brechen Sie sie ab

Sie können einen Sprachrückruf währenddessen bearbeiten oder neu planen Geplant oder Fehlgeschlagen/Blockiert. Sie können die Anweisungen und die Uhrzeit einer E-Mail- oder WhatsApp-Aufgabe während der Ausführung ändern Geplant. Eine bereits gestartete Aufgabe kann nicht sicher geändert werden.

Benutzen Versuchen Sie es noch einmal nach der Lösung des angezeigten Problems bei einer Aufgabe, die Aufmerksamkeit erfordert. Wenn die Aufgabe warnt, dass ein Anruf oder eine Nachricht möglicherweise bereits gestartet oder gesendet wurde, kontaktieren Sie den Support, bevor Sie es erneut versuchen, um Duplikate zu vermeiden.

Benutzen Aufgabe abbrechenoder ziehen Sie eine berechtigte Karte hinein Abgesagt, um nicht mehr benötigte Arbeiten zu stoppen. Überprüfen Sie die Bestätigung sorgfältig: Durch das Abbrechen wird ein bereits begonnener Anruf oder Versand nicht gestoppt.

Legen Sie die Arbeitszeiten der Organisation fest

Durch die Arbeitszeiten werden angemeldete Aufgaben in Ihr normales Wochentagsfenster verschoben. Gehe zu Allgemein → Kontoeinstellungen → Organisation, und legen Sie dann die Zeitzone der Organisation, den Beginn und das Ende des Arbeitstages fest. Eine außerhalb dieses Montag-Freitags-Fensters angeforderte Aufgabe wird zum nächsten verfügbaren Zeitpunkt verschoben.

Für vom Agenten erstellte Aufgaben öffnen Sie jede Anruf planen, E-Mail senden, oder Senden Sie WhatsApp Werkzeug und wählen Sie es aus Halten Sie diese Aufgabe innerhalb der Arbeitszeiten der Organisation wenn Sie möchten, dass die Aufgaben dieses Tools in das Wochentagsfenster verschoben werden. Diese Einstellung ist zu Beginn ungeprüft und gilt für das Tool auf diesem Agenten. Manuell erstellte Aufgaben am Aufgaben haben ein eigenes Kontrollkästchen. Vorhandene geplante Aufgaben behalten die Arbeitszeiteinstellungen bei, die bei ihrer Erstellung galten.

Fehlerbehebung bei Rückrufen

Eine Aufgabe wird später als angefordert geplant

Öffnen Sie die Karte und vergleichen Sie die gewünschten und effektiven Zeiten. Wenn Arbeitszeiten gelten, kann die effektive Zeit auf das nächste Wochentagsfenster verschoben werden. Überprüfen Sie die Zeitzone und die Arbeitszeiten der Organisation, bevor Sie einen neuen Termin vereinbaren.

Ein Rückruf ist fehlgeschlagen oder blockiert

Öffnen Sie die Aufgabe für das spezifische Problem. Bestätigen Sie, dass der Arbeitsbereich und der Voice Agent aktiv sind und dass die Anrufernummer für ausgehende Anrufe verfügbar bleibt. Bearbeiten Sie die Aufgabe, wenn sich eine Voraussetzung geändert hat, oder verwenden Sie sie Versuchen Sie es noch einmal wenn es sicher ist.

Ein Kunde bittet um einen Rückruf, aber es erscheint keiner

Bestätigen Sie das Anruf planen aktiviert ist und der ausgewählte Voice Agent sowie die Nummer des ausgehenden Anrufers weiterhin verfügbar sind. Bestätigen Sie für Messaging oder E-Mail außerdem, dass eine genaue internationale Empfängernummer verfügbar ist. Überprüfen Sie das Gespräch, um festzustellen, ob der Agent eine unklare Zeit oder einen Terminfehler gemeldet hat.