Einstiegsleitfaden

Durch das Onboarding werden die Geschäftsinformationen, die Sie bereits haben, in ein praktisches First-Agent-Setup umgewandelt. Es hilft Ihnen, vertrauenswürdiges Wissen hinzuzufügen, auszuwählen, wie Kunden Sie kontaktieren, und das anfängliche Agentenverhalten vorzubereiten, damit Sie schnell zu einem aussagekräftigen Test gelangen können; Jedes Ergebnis kann später überprüft und verfeinert werden.

Wischen Sie auf einem Telefon über den Fortschrittsstreifen seitwärts, um jeden Schritt anzuzeigen. Formulare und Aktionsschaltflächen werden bei Bedarf vertikal gestapelt, sodass Sie die gleiche Einrichtung durchführen können, ohne zu einem größeren Bildschirm wechseln zu müssen.

Benutzen Sprache im Onboarding-Header, um die Sprache für die Einrichtung auszuwählen. Ihre Auswahl wird in Ihrem Konto gespeichert und gilt auch an anderer Stelle in der App. Sie können es später ändern Kontoeinstellungen → Profil.

Bevor Sie beginnen

Halten Sie Folgendes bereit:

Ihre öffentliche Website oder eine kurze Geschäftsbeschreibung;
wichtige Richtlinien, Dienstleistungen, Öffnungszeiten und häufig gestellte Fragen;
die Kundenkanäle, die Sie zuerst unterstützen möchten;
eine Vorstellung vom Ton und den Verantwortlichkeiten des Agenten.

Fügen Sie betriebswirtschaftliches Wissen hinzu

Durch das Hinzufügen von Wissen während des Onboardings erhält der erste Agent echte Unternehmensinformationen, mit denen er arbeiten kann, sodass Ihr erster Test Ihr Unternehmen widerspiegelt und keine allgemeine Demonstration ist.

Wählen Sie die verfügbare Methode, die Ihr Unternehmen am besten repräsentiert. Sie können öffentliche Website-Inhalte importieren oder Dokumente und schriftliche Fakten hinzufügen. Überprüfen Sie die importierten Informationen und entfernen Sie alles, was veraltet, vertraulich oder nur für Mitarbeiter bestimmt ist.

Wenn Sie sich über Shopify angemeldet haben, liest dieser Schritt stattdessen Ihren verbundenen Shop. Versafy untersucht Ihre Produkte, Ihre Shop-Richtlinien und die Antworten, die Sie auf häufige Kundenfragen veröffentlichen, sodass Ihr erster Agent bereits weiß, was Sie verkaufen und wie Sie mit Versand und Retouren umgehen. Es wird nichts in Ihre Wissensdatenbank kopiert und Ihre Agenten lesen den Store ständig, wenn er sich ändert. Ihr Shop wird mit seinem Namen und der von Ihren Kunden verwendeten Webadresse angezeigt. Wenn Ihr Geschäft eine andere als die angezeigte Adresse veröffentlicht, wählen Sie unten die Adresse aus, unter der Ihr Unternehmen bekannt ist Kunden kennen diesen Laden als – Das ist die Adresse, die Ihre Agenten angeben, wenn sie über Ihr Geschäft sprechen. Ein Shop, der über keine eigene Adresse verfügt, wird durch die angezeigt .myshopify.com ein Shopify hat es zugewiesen. Wählen Sie Weiter mit meinem Shop um es zu verwenden, oder öffnen Sie im selben Schritt die Website, das soziale Profil, das Dokument und die manuellen Optionen, wenn diese Ihr Unternehmen besser beschreiben – derselbe Link blendet diese Optionen wieder aus, wenn Sie sich entscheiden, bei Ihrem Shop zu bleiben. Wenn Ihre Storefront passwortgeschützt oder noch leer ist, liest Versafy stattdessen Ihre Storefront-Seiten und Sie können später jederzeit Wissen hinzufügen.

Importe können im Hintergrund fortgesetzt werden. Nach dem Onboarding öffnen Allgemein → Wissensdatenbank um den Fortschritt zu überprüfen und den Inhalt zu bearbeiten.

Wählen Sie Agententypen aus

Wählen Sie die Kanäle aus, die dazu passen, wie Kunden Sie bereits erreichen: Anrufe für den Telefonservice, E-Mail für verwaltete Posteingänge und Messaging für soziale Netzwerke, Chats oder Website-Konversationen.

Wählen Sie nur die Kanäle aus, die Sie jetzt konfigurieren möchten. Abhängig von Ihrem Arbeitsbereich können Sie zwischen Sprach-, E-Mail- und Chat-Agenten wählen. Wenn Ihr Plan keine Sprachübertragung beinhaltet, wird dies auf der Karte „Phone Voice Agent“ angezeigt und kann nicht ausgewählt werden. Jede Auswahl fügt dem Onboarding eine Einrichtungssequenz hinzu. Wählen Sie die Verantwortlichkeiten des Agenten aus den Rollenchips aus, die auf jedem ausgewählten Agenten angezeigt werden. Bewegen Sie den Mauszeiger darüber ? auf eine Rolle, wenn Sie ihre Erklärung brauchen.

Konfigurieren Sie jeden Agenten

Durch die Konfiguration wird aus einer breiten Kanalauswahl ein wiedererkennbares Kundenerlebnis mit klarer Begrüßung, Verantwortung und sicherem Betriebsmodus. Für jeden ausgewählten Agenten:

Auf Prompte Personalisierung, bestätigen Sie den vorgeschlagenen internen Namen und Ändern Sie es bei Bedarf.
Überprüfen Sie die vorgeschlagenen Anweisungen und Geschäftsfakten zu diesem Schritt.
Wählen Sie die Kundensprache und die verfügbaren Präsentationsoptionen.
Stellen Sie eine Verbindung her oder wählen Sie die auf dem Bildschirm angeforderten Kanalressourcen aus.
Bestätigen Sie die Eröffnungsnachricht oder das Antwortverhalten.

Für einen Phone Voice Agent können Sie ein reguläres Twilio-Konto verbinden, eine externe SIP-Nummer hinzufügen oder die Telefonie später beenden. Wenn Sie sich für Twilio entscheiden, folgen Sie den Anweisungen Verbinden Sie ein Twilio-Konto und eine Telefonnummer zur Kontogenehmigung und zum Nummernkauf, bevor Sie zum Onboarding zurückkehren.

Wenn ein Messaging-Kanal, Twilio oder SIP-Setup unklar ist, klicken Sie auf Fragen Sie die KI in der App für Schritt-für-Schritt-Hilfe, ohne das Onboarding zu verlassen.

Behandeln Sie den vorgeschlagenen Text als Entwurf. Fügen Sie explizite Grenzen hinzu, z. B. wann eine klärende Frage gestellt werden sollte, wann eine Übergabe erfolgen sollte und was der Agent niemals versprechen darf.

Testen Sie die Erfahrung

Durch Tests können Sie als Kunde die Einrichtung erleben, bevor ein Live-Gespräch davon abhängt.

Messaging- und E-Mail-Tests beginnen mit der von Ihrem Agenten vorgeschlagenen Begrüßung. Benutzen Sie die Anklickbare Vorschläge für Kundenfragen in der Nähe des Nachrichtenfelds, um mehrere zu erkunden gängige Pfade oder geben Sie Ihre eigene Nachricht ein. Die Vorschläge bleiben in einem zentriert kompaktes Layout, während das Gespräch weitergeht.

Während eine Antwort geschrieben wird, zeigt der Chat einen kurzen Status an, damit Sie dies mitteilen können Der Agent funktioniert eher, als dass er feststeckt. Unter einer fertigen Antwort wird eine kleine Zeile aufgeführt was der Agent überprüft hat, um zu antworten – zum Beispiel, dass er Ihren Katalog durchsucht oder gelesen hat Ihre Shop-Richtlinien. Verwenden Sie es, um zu bestätigen, dass die Antwort von Ihrem eigenen Shop stammt aus einer Vermutung; Bei einer Antwort ohne Zeile musste einfach nichts nachgeschlagen werden.

Verwenden Sie realistische Kundenfragen. Testen Sie normale Anfragen, unvollständige Informationen, Beschwerden und Fragen, die nicht durch Ihr Wissen abgedeckt werden. Der Chat folgt neuen Antworten automatisch, ohne den Rest des Onboardings zu verschieben Seite. Wählen Sie Fangen Sie von vorne an um nur den Test zu bestehen Gespräch und beginnen Sie erneut mit der Begrüßung; Ihre gespeicherten Agentenanweisungen und Einstellungen bleiben erhalten. Längere Gespräche erfordern zunächst eine Bestätigung. Aktualisieren Sie die Anweisungen oder Geschäftsinformationen, wenn die Antwort unklar ist.

Wenn Sie den Website-Chat verbinden, wird diese gespeicherte Messaging-Begrüßung zum Chat Begrüßungsnachricht des Widgets. Wenn Sie den Website-Chat später hinzufügen, verwendet Versafy den wieder Onboarding-Begrüßung wird automatisch gespeichert, wenn eine verfügbar ist.

Überprüfen und abschließen

Durch die Überprüfung wird verhindert, dass ein Annahmeentwurf zum Ausgangspunkt für den falschen Kanal oder das falsche Team wird. Der Überprüfungsschritt fasst die Agenten zusammen, die erstellt werden. Bestätigen Sie Namen, Kanäle und Bereitschaft, bevor Sie fertig sind. Wenn Sie das Onboarding abschließen, gelangen Sie zum Hauptarbeitsbereich, wo jeder Agent detailliertere Einstellungen hat.

Wenn Sie einen optionalen Schritt überspringen, bleibt die entsprechende Funktion möglicherweise inaktiv, bis Sie sie später konfigurieren. Um die geführte Einrichtung zu verlassen, wählen Sie Einrichtung überspringen, dann bestätigen Onboarding überspringen. Das Überspringen des Onboardings hindert Sie nicht daran, Agenten manuell zu erstellen, und Sie können jederzeit aus der App heraus zum Onboarding zurückkehren.

Starten Sie das Onboarding neu

Starten Sie das Onboarding neu, wenn Sie die geführte Einrichtung noch einmal von Anfang an durchgehen möchten. zum Beispiel, nachdem Sie Ihre Dienste geändert oder die Konfiguration an einen neuen übergeben haben Arbeitsbereichsadministrator. Ein Administrator kann wählen Starten Sie das Onboarding neu auf entweder Allgemein → Abrechnung oder die Registerkarte Organisationsinformationen.

Durch die Bestätigung des Neustarts wird der gespeicherte Onboarding-Fortschritt des Arbeitsbereichs gelöscht bringt Benutzer zum ersten Knowledge-Schritt zurück. Vorhandene Agenten werden nicht gelöscht. verbundene Kanäle, Telefonnummern oder Inhalte der Wissensdatenbank.

Wenn Sie erneut zum Kanal-Setup gelangen, erkennt Versafy den wiederverwendbaren Arbeitsbereich Verbindungen. Ein bestehendes Twilio-Konto wird als verbunden und verfügbar angezeigt Nummern können ausgewählt werden. Eine bestehende Gmail-Verbindung wird ebenfalls als angezeigt verbunden, mit seinen Posteingängen, die an die neue Onboarding-E-Mail angehängt werden können Agent. Verbindungen, die speziell zu einem älteren Agenten gehören, werden nicht stillschweigend hergestellt übertragen.

Wenn die Spracheinrichtung noch vorbereitet wird

Sie können das Onboarding auch dann abschließen, wenn die Spracheinrichtung vorübergehend nicht verfügbar ist. Ihre personalisierte Ansage und der erstellte Phone Voice Agent werden gespeichert und die Sprachvorbereitung läuft automatisch im Hintergrund weiter. Der Testschritt zeigt, dass der Agent vorbereitet wird; wählen Weiter zur Kanalverbindung und kehren Sie zum Test zurück, sobald die Einrichtung abgeschlossen ist.

Wenn die Sprachauswahl nicht geladen werden kann, wählen Sie Automatische Stimme weitermachen. Beim Fortsetzen des Setups wird eine Stimme ausgewählt, die Sie später ändern können. Importiertes Geschäftswissen steht Ihren anderen Agenten weiterhin zur sofortigen Personalisierung zur Verfügung, während die Sprachvorbereitung fortgesetzt wird.

Nach dem Onboarding

Empfohlene nächste Schritte:

Offen Allgemein → Wissensdatenbank und überprüfen Sie importierte Inhalte.
Öffnen Sie jeden Agenten und weisen Sie die richtigen Wissensordner zu.
Verbinden Sie CRM-, Kalender-, Handels- oder Benachrichtigungsdienste nur dann, wenn der Agent sie benötigt.
Testen Sie nach jeder größeren Konfigurationsänderung erneut.
Beginnen Sie mit einem Überprüfungsmodus, bevor Sie automatische Kundenantworten aktivieren.